Se pensavi che organizzare attività di team building per i tuoi colleghi fosse una cosa semplice, ti suggeriamo un decalogo di riflessioni, prima di fare la tua scelta. O meglio ancora, prima di contattare CoreFAB o una qualunque altra azienda che abbia come scopo principale l’organizzazione di attività di team. Non pretendiamo di esaurire la quantità di riflessioni possibili. Questi spunti, tuttavia, potrebbero essere un buon inizio.

Obiettivi chiari e raggiungibili

Definisci gli obiettivi dell’attività di team building. Qual è la ragione per cui vorresti organizzare un’attività di team building? Cosa vuoi ottenere dall’attività? Cosa vorresti ottenere dai partecipanti? Migliorare la comunicazione, aumentare la fiducia, stimolare la creatività, ragionare sul senso di appartenenza? Queste domande e le relative risposte aiuteranno noi (il fornitore) a suggerire l’attività più adatta; aiuteranno voi (il cliente) a circoscrivere l’ambito d’azione dell’intervento. Meglio che gli obiettivi siano pochi, chiari e raggiungibili. Un team che raggiunge un risultato insieme è un team soddisfatto. Un team che più facilmente potrà trasferire quanto imparato durante l’attività, nel proprio ambiente di lavoro. 

Conoscenza delle persone del team

Considera le dinamiche di squadra già esistenti e le personalità dei membri del team. Quanto è profonda la tua conoscenza del team? Quanto è profonda la tua conoscenza delle singole persone che compongono quel team? Una delle principali ragioni per cui ti poniamo queste domande è che, molto spesso, le attività di team building sono organizzate a squadre. Le squadre devono essere equilibrate ed eterogenee. Senza pensare, almeno per una volta, all’organigramma aziendale. 

Pianificazione temporale

Scegli una data e un orario che siano convenienti per la maggior parte dei partecipanti. Assicurati di pianificare l’evento in modo che non interferisca con scadenze critiche o periodi di picco di lavoro. E ricordati di contemplare anche i tempi necessari per raggiungere la destinazione da parte di tutti.

Scelta delle attività

Scegli attività di team building che siano adatte agli obiettivi e alle dimensioni del tuo team. Può trattarsi di giochi, attività all’aperto, sessioni di formazione, o una combinazione di queste. Se stai facendo un brief con il tuo fornitore, chiedi sempre le ragioni per cui ti stiamo facendo una proposta piuttosto che un’altra. L’attività di team building non è un soprammobile con colore e forma definiti. Si tratta piuttosto di un’attività di cui conosci l’inizio, ma non sempre la fine. Pertanto, anche ideare gli scenari conclusivi potrebbe essere un dettaglio importante per la tua organizzazione.

Posizione e logistica

Seleziona una posizione appropriata e assicurati che sia accessibile a tutti i partecipanti. Considera anche la logistica, come il trasporto, l’alloggio e le strutture disponibili. Che si noleggi un transfer, o si faccia car-pooling, non sottovalutare le opzioni disponibili per inquinare il meno possibile. 

Facilitatori capaci

Se le attività richiedono una guida, assicurati di avere facilitatori capaci di condurre il gruppo. Questi possono essere membri interni con competenze specifiche o professionisti esterni specializzati in team building. Per fare questa scelta, è importante interrogarsi su quale potrebbe essere l’esito dell’attività, ma anche un possibile prosieguo futuro. Se l’attività di team building diventasse qualcosa di abituale, potrebbe trasformarsi in un rituale per i tuoi colleghi, generando grandi aspettative ogni qualvolta ne proporrai. E questo rituale potrà contribuire, nel suo piccolo, al perfezionamento di una cultura aziendale che mette le persone al centro. 

Raccolta di feedback

Chiedi al fornitore quale sia il suo modo per raccogliere feedback sull’attività, sull’esperienza fatta. E come tu possa utilizzare questi dati per riflettere su quanto farai in futuro. Per riflettere insieme ai tuoi colleghi, su quale possa essere un buon modo per organizzare una prossima esperienza. 

Comunicazione chiara

Comunica chiaramente i dettagli dell’evento, compresi gli obiettivi, la data, l’orario, la posizione e qualsiasi altra informazione importante. Assicurati che tutti i partecipanti siano ben informati e siano a conoscenza di cosa aspettarsi. E non dimenticare di offrire informazioni adeguate sul vestiario più adatto a godersi l’attività insieme. Soprattutto per i casi in cui l’esperienza sarà all’aperto, in natura. 

Budget

Stabilisci un budget definito per l’evento. Per l’intero evento, non solo per l’attività di team building che ti proporremo. Quando avrai deciso quale budget dedicare all’evento, o all’attività di team building, non condividerlo subito con il fornitore. Ti sembrerà assurdo che un’azienda come la nostra ti suggerisca un comportamento simile, ma questa scelta ha un perché e non è affatto controproducente, nemmeno per noi. Preferiamo preoccuparci di creare percorsi di crescita che eventi singoli. Chiedi al fornitore un racconto chiaro  di esperienze in scenari simili al tuo. E prova a progettare un percorso più ampio per la tua organizzazione. Il beneficio sarà maggiore e il budget che avevi previsto potrebbe essere modificato in base a quelle che saranno le principali esigenze della tua organizzazione. 

Cerca di divertirti e di contagiare i tuoi colleghi

L’attività di team building può essere un momento spensierato e divertente per te e i tuoi colleghi. Un momento tanto felice da dimenticare eventuali dissapori per generare un nuovo clima. Approfitta di questo stato di benessere momentaneo per rimediare ad alcune situazioni. O per trasmettere, alla fine, dei messaggi importanti: la soglia dell’attenzione potrebbe essere più alta e la percezione del tuo messaggio migliore, rispetto allo stesso messaggio ascoltato da dietro la scrivania.

Ecco: non è tutto, ma è molto. Ordina questo decalogo come preferisci e preparati a fare la tua richiesta. Non avere fretta. Faremo del nostro meglio per rispondere a tutte le tue domande. Così come per raggiungere tutti i tuoi obiettivi. 

Marco Menoncello

#siamotuttiindispensabili

Foto: www.unopuntoquattro.it